【佐賀】電子帳簿保存法改正に対応しよう！違反した場合の罰則とその対策

罰則の内容

電子取引に関するデータ保存の義務化における要件が守られていない場合など、税務署からの指示に応じなければ罰則が科せられます。その内容は以下のとおりです。

青色申告の承認取り消し

青色申告とは所得税を正しく納税するために行う申告で、確定申告の一種です。特別控除などの税金に関する特例が適用されるなど、様々な特典のある青色申告の承認が取り消されます。そうすると、最大65万円の特別控除やその他の特例、欠損金の繰越しができなくなるのです。

さらに青色申告は事業者としての価値も担保していることから、この承認の取り消しによって会社の信頼が失われるおそれもあります。

追徴課税及び推計課税

青色申告の承認が取り消された場合でも申告の義務はありますので、白色申告をしなければなりません。白色申告では推計課税を課せられるほか、場合によっては追徴課税となるケースもあります。追徴課税となる理由は、書類や帳簿類が正しく保存されていないことから、その他の税法違反が疑われるためです。

過料の発生

会社の設立や運営のルール、手続きなどを定める会社法の第976条では、帳簿類の記録や保管に関する規定が定められています。データの保存方法によっては、電子帳簿保存法と会社法、どちらにも違反している可能性がありますので注意が必要です。

例えば、虚偽の記帳をした場合、会社法では100万円以下の過料が科せられると規定されています。帳簿や書類の保存に関して、会社法の内容も確認しておくと安心です。

電子帳簿保存法で違反となる要件

電子帳簿保存法の対象となる書類を電子化する場合、以下のような要件をクリアしていないと違反とみなされます。

• 画像解像度が25.4mmあたり200dpi（dpi：1インチあたりのドット数）以上での読み取り
• 256階調（24ビットカラー）以上での読み取り
• スマートフォンでA4サイズの書類を保存する場合、解像度が387万画素以上での読み取り

例えば、スキャンではなくスマートフォンやデジタルカメラで書類を撮影した場合、メールの添付などで元のデータが圧縮されるなど、意図的ではなかったとしても要件に違反するおそれがあるため注意が必要です。

入力期限、保存期限の規定を満たしていない場合

国税関係書類を受け取った本人が書類の読み取り・入力をする場合、基本的には受領後、おおむね7営業日以内に行わなければなりません（早期入力方式）。業務サイクル方式では、最長2ヶ月＋おおむね7営業日以内に入力する必要があります。

また入力期限と同様に、スキャナ保存では最長2ヶ月＋おおむね7営業日以内に、タイムスタンプを付与することが定められています。どちらも罰則までは制定されていませんが、忘れずに規定の期限内に行うようにしましょう。

違反しないための対策

過料徴収の罰則もあるため、法律違反は避けたいところです。ここからは、違反しないための対策をご紹介します。

会計システムの導入と業務フローの構築

法律違反を避けるためには、精度の高い会計システムや経費精算システムの導入と、処理フローの構築が欠かせません。電子帳簿保存法に対応した会計システムやソフトの導入と同時に業務フローを構築し、社内全体の体制を整えておく必要があります。

社内規定の確立やコンプライアンスの再認識と教育

書類の電子化により、データの改ざんや流出が起こるリスクの高まりは否定できません。社内の情報ガバナンスやコンプライアンスを全社員が再認識することが必須です。定期的に勉強会や研修を行い、社内で情報や知識を共有してください。

電子帳簿保存法に違反しないように事前対策は必須です。佐賀のPlat Supply Consultingでは、電子帳簿保存法に精通したコンサルタントが対応し、データ保存の電子化を全力でサポートいたします。電子帳簿保存法改正における対応や罰則リスク対策にお困りの方は、ぜひPlat Supply Consultingへご相談ください。