【佐賀】電子帳簿保存法とインボイス制度は同時対応がおすすめの理由

電子帳簿保存法とは

帳簿や決算関係書類、電子取引の情報を保存する際の負担を軽減することを目的とし、電子取引の電子データ保存に関して定められた法律です。電子ツールなどの電子帳簿の保存、スキャナを用いた電子データ保存、電子取引の3つに区分され、電子取引を行っている事業者が対象とされています。

インボイス制度とは

2023年10月1日から始まる制度であり、消費税の税率と税額を正確に伝えるための適格請求書（インボイス）の発行について定めています。例えば、売り手の場合は買い手から求められたら適格請求書の発行が必要となり、買い手は消費税の仕入れ税額控除を受けるために、売り手から発行された適格請求書を保存しなければなりません。

電子帳簿保存法に基づいた適格請求書（インボイス）の保存要件

事務処理規定やタイムスタンプなどの措置

訂正や削除などのデータ消失リスクを防止するために、事務処理の規定やタイムスタンプの付与、あるいは訂正や削除について一定の要件を満たすシステムを使用したうえで、電子データ記録を行います。記録や情報を電子化することで書類の再作成や訂正印が不要となるため、誰でもデータの改ざんが簡単にできてしまいます。データの改ざんを阻止するためには、訂正や削除を防止するためのルールや事務処理規定を設けなければなりません。また、電子取引での電子インボイスは、電子帳簿保存法の要件に従わなければ電子データとして保存できません。

概要書類の備えつけ

誰もが適切かつスムーズに扱えるよう、システムの概要書を備えつける必要があります。

見読性確保のための説明書

電子帳簿保存法の要件として、上述したシステムの概要書に加えて操作説明書を備えつけることで、保存したデータの検索・表示を可能にすることも要件に含まれます。データをモニターや紙に出力できるといった目視で確認できる状態にする、見読性の確保が必要です。

検索機能の確保

こちらも上記と同様に、見読性を確保するという目的で求められる要件です。特に検索機能については以下の2点が求められます。

• 取引年月日、取引先名、取引金額
• 日付と金額の範囲指定

電子取引の出力書面による保存は、準備できていない事業者が多いのが現状です。電子帳簿保存法に猶予期間が与えられたのもこの点が原因ではないかといわれています。

同時対応がおすすめされる理由

専門知識がないと導入が難しい電子帳簿保存法とインボイス制度は、並行して進めることが望ましいという声もあります。同時進行で対応していく際に、双方の要件や保存方法の違いに注意しなければなりません。電子帳簿保存法では、電子取引によって発生した請求書や領収書などは電子データ保存が義務づけられている一方で、インボイス制度では紙文書としての保存が義務づけられているのです。

知識の少ない社員がそれぞれ別々に対応すると、保存方法で混乱をきたすおそれもあります。電子帳簿保存法の要件を満たせば、インボイス制度でも国税関係書類を電子データとして保存できると定められていますので、双方の同時対応は可能です。社員への周知も踏まえると、同時対応がベストな選択だといえるでしょう。

佐賀のPlat Supply Consultingでは、電子帳簿保存法とインボイス制度に伴う電子化をサポートいたしますので、お気軽にご相談ください。