【佐賀】電子帳簿保存法によるデータを電子化するメリット・デメリット

メリット

電子帳簿保存法によって生じるメリットは以下のとおりです。

保管場所の削減

そもそも、電子帳簿保存法が制定されたきっかけは、企業の中でも特に小規模企業・個人事業者の経理業務において、書類の長期保管という対応が難しいことでした。

紙媒体の場合、書類の整理から管理、保管場所の確保が必要なうえ、厚みのあるものを長期的に保存しなければなりません。その点、書類の電子化はペーパレス化につながり、保管場所を削減できる点が大きなメリットです。将来的には、オフィスの省スペース化や家賃負担の軽減も可能になるかもしれません。

業務効率化

紙書類の場合、たとえファイリングされていたとしても探すのに時間を要します。電子データの場合は検索などの機能ですぐに探せるため、業務の効率化にもつながるでしょう。また、パソコンなどの端末があればどこからでも書類を確認でき、テレワークにも対応できます。

コスト削減

紙書類の場合、書類を作成するのに必要な印紙代・印刷代・インク代に加え、書類をまとめるためのファイルなども必要ですが、データの電子化によりこれらが不要になる点も大きなメリットです。コスト削減に役立ちます。

セキュリティ強化

紙書類は盗難や紛失のリスク、さらには自然災害による消失のリスクがあります。電子データであれば物理的な紛失や消失のリスクを避けられるため、情報のセキュリティ強化に有効です。

DX推進の第一歩となる

近年、DX（デジタルトランスフォーメーション）推進を掲げている企業が増えてきました。電子帳簿保存法に関する義務化に伴いデータを電子化すれば、DX推進の第一歩を踏み出し、先端企業として認められるでしょう。

デメリット

メリットの多い電子帳簿保存法ですが、デメリットもあります。

電子化導入のためのコスト

電子化スタートの際には、ソフトウェアやクラウドシステムの導入など初期費用がかかります。また、ランニングコストも必要です。コストをかけずにできるわけではありません。

システム障害のリスク

システム障害が生じると、データの復旧までに時間がかかり、データが失われるリスクは否定できません。ただ保存するのではなく、バックアップを取っておくなどの対策も必要です。

法律の要件を正しく把握することが必要

電子帳簿保存法を適用するためにはいくつかの要件があります。専門的な知識を持っていない限り、この要件を把握するのは容易ではありません。まずは知識のある専門業者やITコンサルタントに相談し、必要なシステムの導入や環境整備を行う必要があります。

佐賀のPlat Supply Consultingは、電子帳簿保存法やインボイス制度などに対応するITコンサルタントです。法改正への対策や対応方法など専門知識のある業者にサポートを受けたいとお考えの方は、お気軽にご相談ください。