【佐賀】電子帳簿保存法に対応したITツール導入の相談はお早めに！システムの正しい選び方と導入例

システムの選び方

電子帳簿保存法に合わせたシステムの選び方のポイントは、以下のとおりです。

自社の環境との相性

自社の環境、自社のシステムとマッチしているかどうかは最も重要なポイントです。現在使用しているデータのフォーマットが使えるか、併せて確認してください。

また、スキャナ保存をする場合には、使用する機器が正常に作動するか、タイムスタンプは現在利用しているものが使えるか確認しておく必要があります。

データ処理の速度

今回の法改正に伴い、電子保存するデータ量が膨大になることは間違いありません。そのため、追加したデータ量に対応できるかについても確認が必要です。

セキュリティ対策

データの電子化に伴い、社内環境のセキュリティ対策についても改めて見直す必要があります。これまで紙媒体で管理をしていた企業においては、電子化により物理的に紛失のリスクを避けられる点がメリットです。

しかし電子化してもセキュリティ対策が甘いと、不正アクセスなどによって知らないうちに情報が漏洩するおそれがあります。電子データの暗号化機能やアクセス権限の制御機能、個人情報保護機能など、セキュリティ機能が充実しているものを選ぶとよいでしょう。

費用対効果

電子化に伴い新たなシステムを導入した場合、その費用がかかってきます。導入費用だけに目が行きがちですが、注意したいのがランニングコストです。アップデートやバックアップ体制に対しても費用がかかる場合がありますので、導入後も継続して運用できるかどうか検討しておくとよいでしょう。

システムの導入例

電子帳簿保存法改正に対応したシステムの導入事例をご紹介します。

データの電子保存

取引先などから資料などをデータで受け取った場合に、検索要件となる項目の電子ファイルに付与してから所定のストレージに格納する手順です。この作業を手動で行うにはかなりの手間と時間を要します。ソフトウェアやクラウドの文書管理システムを導入することで、データ保存をスムーズに行えます。

書類をスキャンして電子化

過去に紙ベースでやり取りを行った書類や法的に紙でのやり取りが求められる書類など、すべてスキャンしてデータで保存します。既存の複合機でもスキャンのみならできますが、一括で管理できるシステムの導入や、書類検索を容易にするための基幹システムと連携することで、業務の効率化が望めるでしょう。

会計処理の電子化

クラウドシステムと会計システムを連携することで、自動での転記が可能です。帳簿付けから請求書・決算書などの書類作成、書類発行までのワークフローが大幅に改善されますので、管理業務の負担軽減になります。

契約書の電子化

契約プロセスの電子化により、これまで契約のために行っていたやり取りをクラウド上で完結できますので、コストや時間の削減が実現します。

データの電子化システムの導入を自社で行う場合、ITやDXに詳しくない場合は様々な困難に直面するかもしれません。電子帳簿保存法改正に対応したシステムの導入をお考えの際は、IT専門のコンサルタントPlat Supply Consultingへぜひご相談ください。