人手不足を解消するツール導入・運用とは

人手不足の解決策

特に地方において労働力不足が深刻化、企業は日々の業務を無理なく遂行するのが難しくなりつつあります。ところが、そうした状況であっても、業務を効率化させるツールやシステム導入により生産性を飛躍的に向上させ、人手不足の問題を解決するいとぐちを掴んだ企業が増えています。

たとえば、プロジェクト管理ツール、複数業務を一元管理できる課題追跡システムなどの導入で『情報の共有』や『作業の進捗状況の確認』が容易になり、全体の作業効率が格段に向上、日々の業務負担は大幅に軽減化できるのです。

他にもAI機能を活用した自動化ツールを用いた事例では、ルーチン業務の自動化により従業員がより高度な業務に集中することが可能になりました。

背景要因

背景には多くの要因が存在しますが、最も根本的な問題は少子高齢化による労働力供給の減少と働き方の変化があります。そこに加え、技術の進化により産業構造が変わり、必要なスキルや知識が時々刻々と変化し続けています。

従来通りのやり方では人材を満足に確保できず、各業界における担い手不足問題が深刻化してきています。これは短期的に解決できる問題ではなく構造的であり根本的な解消には時間とカネがかかります。

労働市場との関連性

労働市場では、高いスキルや知識を持つ人材が求められます。テクノロジーの進化に応じた新たな産業が生まれ、これらの産業で働くには相当の特殊スキルや知識が求められますが、教育機関や研修プログラムが追いつかず、適切な人材が不足し始めてきているのが現状。

こうした状況を改善するには、従業員の研修や教育に力を入れるべき時です。新たな働き方として、リモートワークやフレキシブルな働き方が広がりつつあり、多様な労働形態で適切な人材を配置、効率的に業務を進める戦略的重要性が高まっています。

効率的運用体制へ切り替えるには

問題の解決につながる効果をもたらしてきたのがクラウドツールへの移行や導入・運用へ向けた取り組みの数々。企業は業務をスマート化させ、非効率な運用体制から脱却、効率化へと舵を切り始めました。今こそ導入に向けた検討を始めるタイミングです。サービスに関して詳しい内容を以下にご説明します。

クラウドツールとは？

クラウドツールとは、インターネットを経由して提供される各種サービスのこと。具体的には、データストレージやデータベース、ソフトウェアなどが該当します。これまでのように自社サーバーを保有・運用する必要がなくなり、初期投資や維持管理コストを抑えることができます。

リモートワークやテレワークが珍しくなくなった今、いつでもどこでもアクセスできるのがクラウドツールの特徴の一つです。

代表的機能

代表的機能としては、データのバックアップ／復元、高度なセキュリティ機能、各種アプリケーションとの連携。大量のデータを効率的に処理することが可能であり、ビッグデータ分析にも広く活用されています。クラウドツールを活用すれば、社内コミュニケーションをスムーズ化させ効率化を実現しやすいのです。例をあげると、業務プロセスの自動化があります。

人手を要す手間のかかる作業を削減でき、社員一人ひとりの作業を集中できる環境を整えられるとともにデータの可視化が行えるプロセスを構築。経営者やマネージャーはより的確な意思決定を下すことが可能です。またソフトウェアをクラウドにシフトすればアップデートや保守業務が格段に楽になり、システムのダウンタイムを減らすことができます。時間とコストを大幅に削減してくれるありがたい存在とも言えます。

導入による利点

まずは、コスト削減効果。クラウドツールは一からオンプレミス環境で開発した場合と比較してITインフラやシステム構築にかかる初期投資額の大幅な削減が可能です。また、サーバ運用・保守にかかる人的リソースや費用も必要なくなり、さらなる経費削減効果が期待できます。さらにクラウドは従量課金制が一般的、必要な時だけ必要な分を利用、必要最低限の費用を支払うことが可能です。

次に、作業効率の向上につながる効果。ツール導入により、データを一元化してリアルタイムで情報共有が可能に。これにより、情報が最新状態で共有され連絡齟齬による重複作業の発生やケアレスミス、誤認識や誤動作によるミス軽減につながります。

最後にセキュリティ強化や運用リスクの低減効果。ツールはサーバやデータの管理をプロフェッショナルが実施、最新のセキュリティ対策が常に提供されます。個々の企業が自身でセキュリティ対策を講じる必要はなく、より高度なセキュリティレベルを確保できるのが特徴。

ツール導入は、人手不足解消効果だけでなく、ビジネス全般にわたる費用削減や効率化、そしてセキュリティ強化に寄与する極めて有効な効果をもたらすことが判明しています。

導入における課題と解決

これまで導入の利点を見てきましたが、そうは言っても一朝一夕で導入や運用が適切にできるものではありません。安くない初期コストや運用コストが掛かることは課題の一つ。ハードウェア投資やソフトウェアライセンス、システム構築費用など、クラウドツールの導入にはそれなりの初期投資も必要です。

従業員スキルの向上とトレーニングの重要性

導入に際しては、新技術を理解しながら臨機応変に適応するスキルを要します。従業員教育とトレーニングの時間も考慮しなければなりません。リソース不足の企業では、外部専門家などコンサルタントの活用がおすすめです。たとえばオンラインカリキュラムを用いてスタッフのスキルを向上させ、クラウドツールの活用につなげられるまで習熟度別訓練を怠らないことが大事です。

クラウドツール移行のプロセス管理

お悩みやご相談が多いのがツール移行プロセスの管理。データ移行、アプリケーション連携、システム調整などはそのほんの一例ですが、移行に伴うプロセスはコスト、時間、労力を非常に多く要し、関係者が疲弊したり業務負担がかかってしまうことがありました。そうは言ってもコンサルタントなどプロジェクト管理の専門家や専用ツールを活用すれば円滑に実施は可能、恐れる必要は全くありません。

局面フェーズごとに適切に移行を行い、小規模なものから始めればリスクを抑えて移行・管理ができます。導入は一見難しそうに見えますが、適切なプランニングと正しいアプローチを行えばプロジェクトを成功裏に実現できるのです。ビジネスを次のレベルに引き上げ、さらなるステージを目指すことは困難ではありません。

人手不足などの問題を克服するツールを適切に選ぶには

ただし、むやみに導入すれば良いというものではなく、戦略眼や適切な判断材料を得たうえでの選択が求められます。では、どのような基準でクラウドサービスを選ぶべきでしょうか。
まず一つ目は、「業務効率化」につながる要素。自動化や省力化が可能で従業員の作業時間を短縮させ、より高い生産性を引き出す効果が高いのか。

二つ目は、「セキュリティ」要素。個人・極秘・商用情報を含んだデータを扱うため、情報漏洩のリスクがない万全のセキュリティ対策が必須です。

そして三つ目が「コストパフォーマンス」要素。自社の規模や業務に即したシステムを導入するだけでなく、維持・運用コストも考慮に入れた上での投資効果を見極めなければなりません。

価値の高いIT投資となるか

導入により企業を成長させるドライバーとなり得るか。具体的には対投資効果として人件費削減やタスク自動化による作業ミス減少、臨機応変かつ柔軟な対応が可能となれば顧客満足度の向上など多くの効果が期待できます。

さらにどの部門が何を必要としており、どの業務にどれくらいの時間がかかっているのかを詳しく分析、最適なシステムを選択すること。加えて導入後の改善点を見据えて状況に応じたツール改善対策も考慮すべきです。企業全体の業務最適化とパフォーマンス向上につながるものでなければ導入は無意味なものになりかねません。

成功事例の紹介

クラウドツールの利用により多くの企業において業務フローの効率化、全社員がいつでもどこからでもアクセス可能なデータベース、リアルタイム情報共有、タスク管理、電子文書の安全な共有・保存等、スムーズな運営を実現しており、労働力不足を補うAIや自動化技術が大きく注目を集めています。

事例として、これまで社内に多くのスペースを要してきた帳票・ドキュメント類の保存スペースをクラウドツール導入により省スペース化、運用コストの削減、情報の共有や集約業務を効率化させることにつながっています。またリモートワークやオンライン会議の増加に伴いクラウドツールがその存在感を増しています。

業務自動化やAI技術は従業員の負荷軽減をもたらし、業務におけるミスを減らして品質を改善するといった効果も確認できています。これまで従業員育成にかかっていた時間を短縮させ、業務効率化と競争力強化に至る道筋までをも指し示してくれるからです。

まとめ

効率化への一歩となるツール導入が、今後の問題解決の鍵となる可能性が出てきたと言っても過言ではありません。たとえば労働力不足の解決策ですが、これまで人手だけの業務では無駄にかかっていた手間と時間を削減、スムーズな管理や情報共有が進めば少ない人手であっても業務を円滑化するのは難しくありません。保管に伴うスペース・費用が削減できるのもメリットです。

近年デジタルトランスフォーメーションへの投資に積極的な企業は、業務効率を改善し生産性を飛躍的に向上させ続けています。経験豊富で技術的知見に優れた専門家を活用すれば、より一層効率的なビジネス展開を実現できます。

人手や技術の不足を嘆いても改善は見込めません、経営者・マネージャーとしてやるべきなのは成長戦略を描き、消費者・従業員により明るく元気な未来像を提案できるか。
ハンドルを握るのはあなた自身です。

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