請求業務の効率化ソリューションは
インボイス制度開始を目前にして請求書発行業務を効率化する「ソリューション製品」とは？同制度による経理業務の変更点やソリューションの基本・選定ポイントを詳しく解説します。
◆目次
中小企業向け製品例
たとえば「弥生会計」で知られる弥生が提供するクラウド請求書ソリューション「Misoca」（ミソカ）、初めて請求書を作成する人にもわかりやすく使いやすいのが特徴。あらかじめ設定された入力項目に入力するだけで作成できます。消費税（内税・外税）源泉税などの請求書作成に必要な税計算も設定、入力・計算ミスを防ぎ業務の効率化をもたらします。
また「マネーフォワードクラウド請求書」は送付から受け取りまでまとめて管理、テンプレートから希望するものを選択、取引先と品目も登録したものから選択するだけで作成できます。郵送やPDFのメール送信がワンクリックで手軽なのが特徴です。
他にも「エコデリバー」は、請求書、納品書、支払い通知書など、会社で使用するあらゆる帳票をクラウドにて電子化、取引先は帳票類をPDFで照会が可能。チーム単位での導入に向いています。Web、郵送、FAXに対応しておりテレワークにおいても利便性が高い。
「Zoho Invoice」は帳票作成時にテンプレートデザインを自由にカスタマイズ。柔軟に帳票作成ができ、自社に合った請求書・見積書を手軽に作成できます。定期的な請求書関連業務については自動化でき、繰り返し機能を活用して取引先へ請求書を自動発行できるのが特徴です。
製品導入のメリット
テレワークにより、オンラインで請求書関連業務ができるクラウド型請求書発行ソリューション導入が進み、インボイス制度対応に向け請求書業務の効率化や見直しを行う動きが活発化しています。
ソリューションは基本的に請求書の作成や発行、その周辺業務を効率化する機能を提供。具体的には既に用意された複数の帳票テンプレートから作成したいものを選んでシステムの画面から内容を入力、他シス連携やファイルインポートなどでデータ読み込み、自動で請求書や見積書・納品書などを作成できる機能を有する。
製品によっては見積内容を基に自動的に請求書を作成、請求内容を読み取り納品書を自動作成する機能を備えます。こうした機能を活用、各請求書をExcelにて作成していた従来に比べ、大幅な業務の効率化が期待でき、ユーザー企業の帳票作成のコスト削減に繋がっています。
業務システム化により請求書データをシステムで一元管理され、Excel帳票にてばらばら管理する場合と比べ効率化や情報保護の面で優れている。
制度の導入に伴う経理の負荷軽減効果も期待できます。制度開始で経理部門では幾つか新たな作業が発生します。請求書発行製品は作業を自動化・省力化する機能を備えており、うまく活用すれば業務負荷の増大を抑えられます。
業務変更における対応ポイント
製品・サービスの売り手は、買い手から『適格請求書』フォーマットに則った請求書の発行を求められ、要件を満たすうえで「適格請求書発行事業者としての登録番号」「品目ごとの適用税率」「税率ごとに区分した消費税額」の３項目を請求書へ記載することが義務付けられます。
加えて「消費税額の端数処理」の変更。従来の請求書は品目ごと消費税額の端数処理ができましたが、制度開始後は「税率ごと消費税額を合算した後に1回のみ端数処理を行う」というルールへ適用変更されます。
「適格請求書の対象」に関する合意やルールを定めておく必要性。適格請求書は請求形態が多いのですが、取引によって納品書や契約書類に必要な項目が記されていた場合、適格請求書と見なすことがあります。場合に応じて取引先と協議して自社ビジネスモデルの実態に沿って「何を適格請求書と見なすか」を決めなければなりません。
また適格請求書の保管が法令により義務付けられます。発行した事業者はその控えを7年間に渡り保管を義務付けられるため保管の仕組みやルールを新たに定める必要があります。電子媒体形式で適格請求書を発行した場合には、電子帳簿保存法に則ってそれらを管理する必要が生じます。
電子帳簿保存法による保管義務への対応は製品により千差万別です。将来的な手間やリスクを考え、左記法令に正式対応したソリューションを選ぶべきです。
選定ポイント
請求関連業務は企業ごとに手順や慣習が異なり、既存業務のフローをソリューションを使って再現できるのかどうかを確認する必要があります、「どのように業務を変更しなければならないのか」「それによって業務全体にどのような影響が及ぶのか」を考慮して導入製品を選ぶべきです。
次にデータの一元管理につながることが重要です。データベースで一元管理された請求書データをさまざまな切り口から集計・分析すれば「全取引の請求状況」「入金・未入金の状況」などの情報を可視化でき、こうした機能活用で経理業務効率化にもつながるメリットが生まれます。
自社で利用中の会計システムを請求書発行ソフトと連携できれば、請求業務から仕訳業務までを一気通貫で自動化・省力化することが可能です。例えばMisocaは、同じ開発元が提供する会計ソフト「弥生会計」のほかにも、「freee」「MFクラウド会計」といった他社製の会計ソフトとの連携機能を備えています。
最後にコストですが、ソリューションの多くはSaaSとして提供されており、基本的には月額利用料金を支払いながら利用します。料金はユーザー数、1カ月当たりの発行枚数によって決まることが多く、まず自社の利用規模にマッチした料金体系が用意されているかを確認してください。
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