電帳法の請求関連業務への影響は
電子帳簿保存法（電帳法）改正は、Eメール等による請求書データの電子保存を義務づけました。一定の条件を満たす場合に2023 年12月31日まで宥恕（ゆうじょ）期間を設けていますが、対応を始めるべき状況に変わりはありません。電子請求書データの取り扱いについて担当部門・部署はどのように対応をとるべきか？
今回はくわしく解説します。
◆目次
電帳法改正のおさらい
電子帳簿保存法（電帳法）とは、国税関係の帳簿類や証憑類の全部または一部を『電子データ』で保存することを認めた法律のこと。
正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。
これは請求書等を電子保存する場合に関わる法律ですが、昨年の改正法施行後は電子請求書は電子保存することが求められています。
企業が受け取る請求書は、大きく分けて2 種類。郵送で送られてくる「紙」請求書、メール添付などの方法で送られてくるPDFファイルなどの「電子」請求書です。改正前はいくつかの要件を満たせば、紙の請求書をスキャンして電子データとして保存することを容認していました。
以前であればタイムスタンプ付与や定期検査などを行う体制を整え税務署に申請することを要件としており、紙の請求書を電子保存するハードルは高いものでした。
電子請求書は、要件を満たした形での電子保存を原則としながら紙出力して保存することを容認していましたが、電帳法改正に伴い紙の請求書については電子保存の要件が緩和され電子保存がしやすくなりました。
電子請求書は本年12月31日までの宥恕（ゆうじょ）期間は設けられましたが、電子保存が必須です。紙の請求書は引き続き紙での保存も可能ですが、取引先からの電子請求書も同時に取り扱わなければならず、これまでのように電子請求書を紙出力するのであれば、『紙・電子』の二重管理が発生してしまい『業務効率化の妨げ』となります。
改正法の施行を受け、請求関連業務の管理コストを増やさないための『工夫』が必要不可欠です。
「紙」と「電子」保存の将来像
改正前は紙もしくは電子の請求書であってもまとめて紙で一元管理することができましたが、今後は電子請求書については電子保存が義務付けられます。業務効率化を目指すならば、受け取った全ての請求書を電子保存すること。
押さえておきたいポイントは、電帳法で定められた請求書の電子保存に求められる要件。「真実性」および「可視性」の確保。
| 電子保存に関する要件 | |
|---|---|
| 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け（自社開発プログラムを使用する場合に限る） | |
| 見読可能装置の備付け等 | |
| 検索機能の確保 | |
| 次のいずれかの措置の実施 | 「タイムスタンプ」が付された後の授受 |
| 速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付す | |
| データの訂正削除を行った場合、その記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用して授受及び保存を行う | |
| 訂正削除の防止に関する「事務処理規程」の備付け | |
続きは明日をお待ちください。
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