AI「Microsoft 365 Copilot」のご紹介その②
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◆目次
本日は「Copilot」で具体的に日々の業務のなにがどのように効率化できるのか解説します。
ルーティン業務の負担軽減
たとえば自社製品の地域別売上を分析するには、ご存知のように全国各地の販売店から売上データを収集・集計して見やすいデータに加工してエクセルなどで作成しています。
こうした資料作成自体は難易度は高くありませんが、各データ数値の誤記・ミス・見落としなど注意すべきポイントが多く神経をすり減らします。
こうした人間であれば神経質になるような作業を自動化してくれるため、担当者の負担を軽減できます。
コア業務への資源集中
たとえばこれまで資料作成に2時間を費やしたものが、Copilotの活用でより生産性の高いコア業務へ集中でき、業務短縮や高品質なサービスの提供に繋がるのです。
他にもTeams会議の際に誰の発言か調べたり、意見の一致・不一致ポイントを確認したり、重要な論点をまとめたりといった各種の機能が活用できます。
個人スキルを伸ばす
たとえば数千の有益なコマンドツールがあっても、それを把握して活用出来ている者はほんの一握りです。しかしCopilotなら「AのデータとBのデータを照合して重複するデータだけを抜き出して表にまとめ、Wordで作成した文書に貼り付けて」といった複数の指示や業務知識が必要な作業にも自然言語で対応が可能です。
各アプリによる将来的活用
Word
実現できるのは、文書下書き・作成・編集・要約・創作など。
会議の議事録や複数資料を基に提案書や企画書のたたき台を作りたいのであれば、「○○会議の議事録と商品Aの販売データを使って取引先へ提出する企画書のたたき台を作成して」と指示します。
Excel
関数の組み方や新たな関数の提案、入力データの重要点の解説、さまざまな分析が可能なシートやグラフの生成、分析の経緯や理由の説明を実現できます。
関数を使ってやりたいことを自然言語で入力すれば最適な関数を提示したり、より効率的加工が可能な関数の提案をされたり、収集抽出データの要点をまとめ解説まで可能です。
PowerPoint
実際これまでもっとも手間がかかっていたのは、プレゼン用に見栄えよく編集する作業でした。
これからは「複数Word文書から特定文章をベースにプレゼンスライドを作成して」「ページごとに適切な画像を貼り付けて」「100ページのスライドを20ページに再編集して」などと指示すれば作成が可能です。
Outlook
これまでの管理業務でもっとも手間だったのは大量のメール整理・確認作業。
これからは「週末送られたメールで未読をまとめ、すぐ返信が必要なものにフラグを立てて」「取引先A社から送付の過去1週間のメールのうち要確認分をまとめて」といった指示でメール業務が効率的に変わります。
Teams
メンバー間の共同作業の効率化、会議ミーティングでの論点整理、スムーズな会議進行に役立つ効果を生み出します。
たとえば対面と比べ、オンライン会議では意識の統一やスムーズな進行に課題を感じることが多いのですが、「途中退席した間に話し合われたことをまとめて」「本日のもっとも重要な論点は？その論点で合意が難しい部分は？」「議題の解決により得られるメリットと課題点をまとめて」といった指示により、これまで課題だった点をカバーできるのです。
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