改正電帳法による業務負担軽減には

法改正とデジタル化の潮流

近年デジタル技術は目覚ましく進化、その影響はビジネスやライフスタイルに及びつつあります。デジタル化の波が押し寄せるなか、その恩恵を受け効率的に業務を遂行できるかが企業・組織の生存競争に直結するといっても過言ではありません。

以前は紙ベースでの記録が主流であった経理・会計業務も現在では電子化されたデータ管理が一般的。その柔軟性と効率性は企業の競争力向上に大いに貢献しています。この流れは来年１月から始まる改正電帳法の施行により更に加速され、デジタル化に乗り遅れないため各種ツールの導入が政府により推奨されています。

なかでも注目されているのが、電帳法対応の高性能なツール、これを利用することで時代の流れに適応、業績を伸ばすことが期待されます。こうしたツールは、従来の経理・会計業務をデジタル化するだけにとどまらず、それらを整理・分析してビジネス戦略の策定に生かすことが可能です。

そうは言っても、このようなツールの活用には一定の知識と理解が必要となり、プロフェッショナルや有識者を最大限に活用しつつ、法規制への適応を図ることが求められますが一方でビジネスに飛躍をもたらすことも期待できます。

電子帳簿保存の必要性とは

現代社会ではわずか数秒で大量の情報を共有でき、秒単位でのビジネスが可能なデジタル化が着々と進んでいます。その文脈で語られるのが「電子帳簿保存法」と呼ばれる法律。これは2005年制定され、税務署に対して電子データ形式での帳簿書類の提出・保存を可能とさせるもの。冊子や紙束といった紙媒体による記録保存を行っていたものから、電子データとして管理一元化への移行を促しており、本改正においては、いわゆるEメール等の電子取引でやり取りした請求書等のデータは電子データのまま保存することを義務付けられました。税務署からの提出を求められた際など、これまでの紙では認められないため対応する必要があり、違反した場合の罰則規定もあります。

そのため膨大なデータを素早く、かつ正確に処理して業務効率化を図ることを最大の目的として官民一体での取り組みを目指しています。従来、企業・組織では膨大な紙文書による帳簿類を一定期間保存する義務を負っていましたが、これが電子化されることにより保存スペースの節約、管理効率の向上が期待できます。また、データ検索や抽出が容易になり、情報活用の幅が広がるメリットもあります。

しかし、一方では電子データ化にはより高度なセキュリティ管理、恒常的なデータ監視、保管といった新たな課題も生じます。データを適切に管理運用させデータ侵害や事故から自社を守る適切なツールの導入運用が求められ、幅広い業務フローのデジタル化、高度なセキュリティ対策、便利で効率的なデータアクセスを目指して法律の枠組み内で効率的かつ確実に業務を遂行するための最善策を模索する必要があります。

ツールの事例

まず法的要件への対応が求められますが、たとえばあるクラウドツールは、仕訳入力はもちろん電子帳簿保存にも対応して自己完結できるシステム。強固なセキュリティで数年分の帳簿データを確実に保管できます。

他にも手元のレシートや領収書を手軽にデジタル画像化できるツールでは、カメラ撮影した画像を自動データ化してクラウド上に保存。データ化された帳票類は、印刷やPDF出力が可能で会計ソフトと連携して円滑に経理処理できます。複数ある事業拠点や店舗における会計処理をサポートでき、スピーディーかつ正確なデータ処理にも対応しています。

デジタル化と法令順守の二つの軸を実現するには、自社の経理環境に柔軟に対応する最適なツール選択が重要です。

導入による効果

電子帳簿保存法対応ツールは、これまで当然だった紙による帳簿や書類の管理をデジタル化することで業務効率化を実現させます。一手間増えることが課題だった紙処理が不要となればデータ検索や管理が容易になり、効率化つながりやすいのです。データ一元化により必要な情報に即座にアクセス可能でビジネスのスピードアップにも寄与します。

加えてミスの未然防止効果。手書きや人手による入力では避けられなかったヒューマンエラーが抑止され正確な経営判断が可能となります。日々の業務改善につながる統計データや分析結果も瞬時に抽出でき、迅速な意思決定をサポートできます。

コスト削減効果もメリットの一つ。紙の消費や印刷コスト削減から物理的な保管場所を減らせる効果もあり、適切なツールの導入によって得られる経済的、業績的なメリットは計り知れません。

将来的展望

紙帳簿やレシートからデジタルデータへの移行は、その膨大なデータ取り扱い業務に大きく影響を及ぼします。改正電帳法に則った形式による記録保存が必要であり、また法律が定める要件でのデータ管理が課題となってきます。そのためAIなどの機械学習が組み込まれたシステムを利用することでデータ入力や分析を自動化出来れば、さらなる業務効率化を達成できる展望が開けます。

たとえばレシートや請求書のスキャンデータを取り込み、必要データを抽出して自動記入するシステムなど将来的にはAI活用により経理・財務データをリアルタイムでの把握も可能になる未来像も予測されています。これが実現すれば経営者は的確でスピーディーな意思決定を行いやすく、経営の成長エンジンになりえるのです。

同時に課題となるデジタルデータの取り扱いとセキュリティ対策。クラウドサービスを使ったデータ保存では、データ漏えいリスクを常に考慮する必要があります。そこでは適切なセキュリティ対策など運用策を講じたうえで導入できるかが成功の鍵となってくるのです。

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