ファイル共有効率化に
◆目次
企業活動を⾏うには「ファイル管理」が要。
経理業務で扱われる領収書や請求書、営業活動で必要となる⾒積書やプレゼン資料、企業活動の進捗を定量的に把握するグラフ・データ等を「ファイル」して管理します。
事務作業の効率化・省力化を進めるには
これらファイルは企業活動に必須のもの、作って終わりではなく、「記録」や「ノウハウ」として保管・管理する必要があり恒常的に取り組みは続きます。
在宅勤務やモバイルワークといった「新しい働き⽅」が浸透しつつある昨今、従来のファイルサーバーを活⽤したやり⽅では課題が少ないとは言えません。課題解決に向け「クラウドストレージ」の活用など従来型ファイル管理の課題解消を切り⼝に取り上げます。
現状では、「社外からのファイルサーバーへのアクセス」「ファイルサーバー同時アクセス不可による順番待ち発⽣」「外部との安全なファイル共有」「持ち出しデバイスからの情報漏えいリスク」といった問題を感じている企業が多く、いずれも従来型「社内ファイルサーバー」をファイル管理ツールに⽤いているケースが大半です。
社内ファイルサーバーとは、いわゆる「オンプレミス型」と呼ばれるファイルーサーバーの⼀種。⾃社専⽤のコンピューターサーバーを設置、そこでファイル管理を⾏い、ファイル共有等が可能です。
しかし、アクセス制限による業務⽣産性の低下、ローカル領域に保存された情報資産を管理者が統制ができないことによるセキュリティリスクの発⽣といったデメリットがあります。
外部とのセキュアなファイル共有が難しく、パスワード付ZIPファイル送信（PPAP）といった非効率な共有における手続きが生じていました。
さらに外出先や⾃宅など、社外の環境からファイルサーバーにアクセスできず、必要時にはわざわざファイルサーバーがある会社や事業所まで出向くことが業務効率化の妨げに。ファイル管理をオンプレミス型の社内ファイルサーバーで⾏うことで、取り扱いに制限がかかります。
課題解決への取り組み方
営業や現場監督など外出の多い職種では「書類持ち出しのたびに会社に戻る手間や移動時間がかさみ作業が進まない」といった⻑時間労働の原因となっていました。
ファイルを編集時に他の社員が編集をしていて作業が⾏えない「ファイル編集の順番待ち」と呼ばれるファイル管理の課題は同時アクセスできないことが原因です。
先にファイル編集中の社員がファイルから退出するまで作業開始を待つ必要があり、一方がうっかりファイルにアクセスしたまま⻑時間放置すると、いつまでもファイル編集が⾏えません。
PPAPのセキュリティリスク発生も問題の一つ。「パスワード付きZipファイル」は、解析ツールを使って簡単に読み取り可能、潜むマルウェアを検知できず、誤送信などヒューマンエラーが生じる。こうしたリスク懸念にPPAPを使ったファイル共有は⾒直しを迫られ、よりセキュアなファイル共有策の⽴案・策定が求められた経緯があります。
最後に情報漏えいのリスク。「紛失」「不正持ち出し」。紛失物が悪意ある第三者に取得されれば、重⼤な情報漏えいにつながります。内部の人間が情報を不正に持ち出す場合には社内機密情報が持ち出され不法に流出すれば甚⼤な被害を被ります。
そうした課題を解決する手段の一つがクラウドストレージ（ファイルサーバー）。
ファイルをインターネットを介して利⽤。⽉額契約などで必要時に必要量を⼿軽に使えるメリットがあります。
クラウドストレージではファイルの保管場所（URL）を伝えて相⼿とファイルを共有するため、「（メール等）ファイルを添付して送る」訳ではなく、「保管場所を伝えて共有する」という管理方式が、社内ファイルサーバーとクラウドストレージでの共有の違いです。
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