診察予約の効率化に・・

こんなお悩みございませんか？

• 「受付順番」制だが、まれに診察状況しだいで待ち時間が長くなりクレームが発生している
• 「予約優先」制だが、まれに診察が長引いて予約時間を超過してクレームが発生している
• 患者さんのネット予約利用率が上がらない
• 紙の予約表で管理しているが、管理が煩雑
• 待ち時間が長く、待合室や駐車場が混雑している
• クレーム対応でスタッフのストレスが増えている

そんなお悩みには『システム導入』がお薦めです。

例えばガラケー・スマートフォン・PCからネットで予約ができるシステム。ネット環境があれば『順番予約』をして診察順番が近づいたらクリニック・病院に向かうことが可能に。もしくは『時間予約』の場合、システムによる24時間受付を行えるため、夜間や移動の合間に予約できとても便利です。

またスマートフォン等の端末で、自分の順番やおよその診察開始予定時刻を随時確認することができます。

これにより自宅待機して時間調整したりといった院内からの一時外出がしやすくなり、受付スタッフに時間や順番を聞かなくてもよくなるため患者さんとスタッフ双方に時間的メリットがでます。院内で待たせず、「もうすぐ診察お知らせ」メールを自動で送信してから来院いただけます。

一時外出時にお知らせしてくれるのはもちろんのこと、待合室で待機中に「あと10分で診察予定です。」といったお知らせメールを受取ることで、患者さんは安心します。

導入のメリットをさらに整理します。

• 待ち時間の見える化
• 院内待ち時間の短縮
• 受付業務のシンプル化と高度化

患者さんがお待ちいただいている人数が多いほど「あと何人、あと何分」待つか分かれば、安心するのが道理です。次の用事や約束に間に合うのかを気にしている方が多く、その点でクレームにつながりやすいセンシティブなもの。単純に待ち時間の長さだけが問題の所在ではありません。
システムによる「待ち時間の見える化」によって、不安や不平不満を少しでも抑えられる効果を期待できます。

また「診察開始予定時刻の見える化」・「もうすぐ診察お知らせメール」の機能を活用すれば、院内で待つ必要性は限りなく少なくなると言っても過言ではありません。混雑した待合室では、院内感染リスクやストレスも高まります。

「院内待ち時間」を短縮することは来院される患者さんにもクリニック側にも大きなメリットになります。

次にネット予約制に切り替えれば、相当数がネット経由での予約になり予約管理がスムーズになることが期待できます。順番待ち制の場合ではどのぐらい待つかと言ったスタッフ間での情報共有が容易になり案内がスムーズになったり、患者さんからの混み具合などの問い合わせ電話の削減効果が生まれ受付業務がシンプルになり、業務の質の向上も図れます。

ぜひご相談ください。