生産性を高めた業務刷新への取り組み

今回は従業員約３0名、東京・札幌に事業所を構え「ビルメンテナンス機器・オフィス用品・衛生用品・室内環境測定機器」を販売する中小企業様のDX事例を取り上げます。

ペーパーレス化や働き方改革、デジタルトランスフォーメーション（DX）が叫ばれるなか、同社は業務スタイルをなかなか変えられずにいました。そんな折に新型ウイルス感染症が世界的に流行したことで状況は一変。

古色蒼然たる業務体制

取引先は中小のビル管理会社が多く、商品受注業務はFAXや電話によるやりとりが中心、社内に並ぶPCも古いデスクトップタイプがほとんど。同社の営業統括部長は「注文書の多くはFAXで届き、担当者が全ての注文情報を一件ずつシステムに手入力する古色蒼然たるもの」と業務刷新以前を振り返って語りました。

当時の営業担当者は業務終わりに会社に戻り、必ず受注情報を基幹システムに入力してからの帰宅がルーティーン。同部長は「仕事が終わっても営業先から直帰できず、作業は深夜に及ぶこともありました。過酷な労働環境とあわせ長時間残業の常態化も未解決の課題でした」と述べています。

同社ではPCリース期間が終了する2020年春にペーパーレス化と基幹システムの刷新を検討しており、その矢先に緊急事態宣言が発令。そこで社内に数台だけのノートPCを持ち出して自宅から社内のPCにリモート接続して遠隔操作で業務を継続する方法を試し、何とか業務を継続させていました。

「遠隔操作では画面が頻繁に固まり業務にたえるものではありません。それまでノートPCの利用は非推奨でしたが、そうは言っていられなくなり、テレワークを実施できる環境整備が急務でした。」

成功の鍵となったのは

緊急事態宣言下でどの企業もノートPCを求めており、ほとんどのメーカーで品切れ状態。社内のファシリティーなどを管理する同社課長は「急いでノートPCを調達する必要があり、必要な台数の入手は非常に厳しい状況でした。そんな折、軽量でワイヤレスWAN装備、社内ネットワーク接続のためにオフィス外からでも直接インターネットに接続できるノート型PCをなんとか手にすることができました」と話します。

これにより、同社は札幌営業所を含め全社のPCをノート型に置き換え、場所に制限されず業務を継続できる環境を整備。営業だけでなくオフィス業務が中心の従業員にも予備機としてノート型を貸与。遠隔操作せずオフィス外から直接社内システムにログインできるようになり、社外でも社内と同じ業務環境に。

軽量で持ち運びが楽なのはもちろん、必要な接続端子もそろっており、外出先でのさまざまなデバイスとの接続に困りません。以前の会社に戻っていた残務処理がオフィス外でもでき、お客さまとの時間を増やすことにつながりました。

どこにいても業務を完結でき、お客さまに寄り添った営業ができるようになったことで営業部門の残業時間は半減、明らかに生産性の向上効果があらわれました。

基幹システム刷新とペーパーレス化への取り組み

これまでの基幹システムは会計・在庫・顧客管理など各領域のソフトウェアを個別に組み合わせて20年以上使い続け、独自ルールで運用していたため入力規則の定型化が難しく、マニュアル化も難しいものでした。新加入メンバーへ入力方法を教えるのに一苦労、生産性も課題でした。そのためERPシステムを導入して、運用の標準化が求められていました。

そこで販売や会計、給与などの業務を統合して情報の一元化を実現するパッケージソリューションを導入、課題の解決を段階的に進めることを決めました。販売、会計、給与など各業務のデータをワンクリックで連携してバックオフィス業務時間の大幅な短縮を実現、今後の法制度への対応も万全です。

非効率なFAXによる注文書のやりとりなどペーパーレス化への課題についても新たなソリューションを導入して取り組みました。導入したツールで受信したFAX文書は即座に電子化、オフィスに行かなくても内容を確認。ステータス管理も可能で、受注対応の漏れもチェックできます。注文書のデータ入力作業もなくなり、工数の大きな削減効果につながりました。

業務改革は、従来より生産性がどれだけ上がるのか社内にしっかり説明することがポイント。そこを丁寧に進めたことが同社の成功の秘訣。業務ペーパーレス化と標準化を推進したワークスタイル変革は、多くの中小企業に良いヒントを与えています。

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