業務デジタル化へのポイントは
業務DX化への取り組みが叫ばれて久しい昨今、実際には何にどのようにどう取り組んでいくか？と言ったプロセスが大事であり、掛け声だけでは本末転倒です。
今回は社内DX化に向け、目的や手段に囚われず、どのように進めていくべきかを念頭に考えてみたいと思います。
業務環境変化への対応
地方では特に少子高齢化による人手不足や雇用のミスマッチが深刻化しており、業務デジタル化は待ったなしと言える状況です。しかしながら、実際に進めるうえでは多くの諸課題に直面しており、対応できる人材確保にも限りがあるため、掛け声倒れになっているのが現実。そうした現状の打開には何を何のためにどうやったらデジタル化できるものか目的を明確にして一丸となって取り組んでいく覚悟が必要となります。
現在、業務効率化のためのITツールが数多く登場しており情報も増え続けるなか、業務デジタル化に向けたプロセスが機能しているかの意識調査を行ったところ、興味深い結果が現れました。
たとえば従来型の社内手続きにおける押印業務など申請から決裁までの管理フローを簡略化・電子化したとき、見えてきたのはこれまで業務慣習に囚われ、何のために押印していたのかを含め業務行為に対する是非が整理整頓されていなかったこと。言ってみれば大昔から習慣としてやり続けていたことがそのまま定着化していた図式です。そうした非効率な業務体制に疑問を持たず唯々諾々と従ってきたため、こうした業務が温存されてきたのでしょう。
そうした過去の経験則はデジタル化により、その多くが不要なものとして廃止されるようになってきましたが、まだまだ慣習として残っているものも多いのが事実なのです。
業務デジタル化の成否を分けるのは
不要な残業や過剰なコストの削減効果を高めるには、デジタル化が近道であると言う共通認識が芽生え始めましたが、たとえば紙書類で授受していた書類をできる限り電子媒体に置き換え、紙で残るものもPDF化して電子媒体を中心とした運用体制に切り替えた場合ももちろんメリットデメリットはあります。ツールの導入から運用保守にかかるコストや人材育成などを含め、それ相応の負担がのしかかってくるのです。大事なのはシステムやツールを継続して使い続けられるだけの余力を持ち、事故や障害発生なども含めた業務負担に耐えられるか？
いくら性能がよくても高価で使いこなせないものを持つのは宝の持ち腐れです。目的としてはシステムやツールの活用を通して、これまでの非効率で生産性の低い業務を改善、効率的で生産性が上がる仕組みづくりの一環でなければなりません。そのために必要な視点を下記にまとめており、ご一読いただけますと幸いです。
| やるべきこと | やるべきではないこと |
|---|---|
| 目的や用途に則したコストパフォーマンスに優れた最適なシステムやツールの選定・導入 | あれもこれもと手を広げすぎて議論や目的、手段が一向にまとまらない |
| 適切なガバナンス性や利便・機能・運用性を持つものかどうかの検討 | 多機能性やスペックにこだわりすぎる |
| 運用しやすく、保守メンテナンス性が高いものであるかの検討 | 業務効率アップとコストパフォーマンスの一挙両得を狙いすぎる |
| 現状維持と比較してコストカットや現場の負担軽減効果が高いのものかの検討 | 必要以上にデジタル化に囚われ、現場の意見を聞かない |
| デメリットを優越するメリットが見いだせるかの検討 | 計画倒れに陥りがちな非現実な予算策定 |
| 安定的、継続的に使いこなすための人材育成企画や人員配置計画 |
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