【来年1月施行】改正電子帳簿保存法への対応に必要なのは

１、本改正の概要

ビジネス環境におけるデータ管理運用は企業にとって重要なテーマの一つ。
来年１月から施行されるこの法律は、企業におけるDXへの取り組みが推進されるなか電子帳簿の管理と保存を規定するもの。改正法では現行の法令をも適応させ事業者が電子媒体での帳簿保存を積極的に行うことを推奨しています。このタイミングでのDX化への取り組み方しだいで企業はその業務の大幅な効率化を実現しやすいと言えます。

背景と目的

本改正の背景には、「2025年の崖」と呼ばれる日本における業務の電子化・デジタル化の遅れからくる経済危機回避の狙いもあります。しかし、その目的は単なる危機回避だけではなく新たな情報経済社会に対応して日本企業の成長をさらに推進する意義が考えられます。

それ故、本改正では企業におけるデータ活用の推進を促進させコンピューターが自動的に分析、処理するためのデータ形式への変換を容易にするものとなっています。

改正における変更点

本改正の主な変更点としては、電子記録媒体での帳簿等の保存が可能となったこと、また保存形式が「電子データ形式」に限定されなくなったことが挙げられます。これによりデータ管理の手間を大幅に省き、また電子記録による帳簿の安全性と信頼性も担保されます。

業務への好ましい影響

モバイル端末やクラウドを使用したリモート・テレワークが進むなか、企業はさらに柔軟なデータ保存を業務に取り入れ効率化を図るべきです。紙の帳簿やレシートをスキャンしてデータ化するだけでなく、入出金データや経費データを直接デジタルの会計システムに取り込み、作業の簡素化と高速化を実現させ経理業務の効率化を可能にさせる千載一遇のチャンスなのです。たとえばクラウドツールを活用すれば、適切なデータ管理と法令遵守を企業にもたらしビジネスの発展に大きく寄与貢献することでしょう。

２、外部ストレージ等の活用

たとえばクラウドストレージを用いてデータをインターネット経由して外部サーバー上に保存、必要に応じてそのデータにどこからでもアクセスできるサービス。物理的接続でしか利用できないハードドライブ等に依存せず、将来的な容量不足に悩まされることなく安全にデータを保存したり、情報の共有が可能になるのです。

基本的な特性

クラウドの最大の特性は、「場所を問わずアクセスが可能」である点。インターネット回線が利用できれば、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからもアクセス。加えてデータは自動的にバックアップされ、万一のデータ喪失リスクも軽減されます。

クラウドストレージは拡張性に優れ、使用量に応じた課金されるため無駄なコストを抑えることができます。

活用事例

企業における活用事例としては、営業や外出時に資料を持ち歩く代わりにクラウド上にアップロードさせ必要な場所で表示や閲覧ができます。案件に関連する書類やデータを共有、メンバー間での資料確認、更新なども円滑に行えます。リモートワーク時においても場所を問わず、どこからでも業務用のデータファイルにアクセスできる利点があるのです。

関連技術とその進化

最新の話題は「エンドツーエンド暗号化」技術。これはアップロードされるファイルを端末で暗号化した後、サーバーにアップロードすることで第三者によるデータの盗用・漏洩を防ぐ最新のセキュリティ対策。またAI（人工知能）の進化により、クラウド上の大量のデータから必要な情報を素早く見つけ出したり、データの整理・分類を自動化することも可能になってきました。

３、改正対応のデータ保存の流れとポイント

重要データを効率的に保存管理するには、一貫したプロセスが重要。データ分類から重要度の判定、適切な保存場所の選択が課題として挙げられます。特にクラウドストレージを使用するにはデータの暗号化やパスワードの設定などのセキュリティ対策が肝になってきます。

本改正に伴い、これまでのデータ保存方式に加えて新たな保存方法を導入すればより効率的なデータ管理が可能になります。

データ管理のポイント

本改正ではデータの保存に関して新たな要件を設けており、企業におけるデータ保存と管理方法に広範な影響が出てくることが予想されています。具体的には、『保存期間』『データ形式』「保存場所』等に規定があり適切な知識と理解が必須です。データの保全を求める観点から、今回データの破壊や改ざんに関して厳しい罰則も設けられています。

これらの要件を満たすには、安全性と信頼性を確保したクラウドストレージの選択が必要と言えます。

法令遵守に備えたストレージの選定基準

選択時に重視すべきなのはセキュリティ機能や利便性にとどまらず、法令遵守に役立つ機能が整備されているかどうか。データのトレーサビリティを保証する機能や、保存期間の管理、改ざん防止機能などが挙げられます。最低限これらの機能を確認して要件を満たすクラウドストレージを選定すれば、データ管理と法令遵守をスムーズに両立することが可能です。

セキュリティ対策

データを外部に開示せず、正当な利用者だけがアクセスできるようにするためクラウドストレージはさまざまなセキュリティスキームを採用しています。たとえばパスワード保護、エンドツーエンドの暗号化、そしてリモートデータワイピングなどがその代表例。

データ保護

基本的対策では、強固なパスワードの使用と二段階認証を導入から始まります。パスワードは複雑かつ推測不可能であることが求められ、定期的に変更することが推奨されています。また二段階認証は、不正アクセス者があなたのパスワードを手に入れても追加の認証ステップがあることで不正アクセスからの侵入を防ぎます。加えてWi-Fi接続もセキュリティの観点から信頼できるネットワークのみを利用することが推奨されています。

セキュリティ対策の強化

本改正ではデータの保存場所としてクラウドの活用を認めた一方、情報の完全性と本質的な信頼性を保証する責任を持たされています、そのためクラウドサービスは高度なセキュリティ対策を強化。一例としてログの管理、不正アクセスの監視、そしてアクセス権限の洗練化が含まれます。

これによりストレージプロバイダーでは、すべてのアクセスログが保存され不正な侵入を迅速に検知するシステムを導入しており、ユーザー側のデータを安全に保存することが可能な体制がとられています。

４、導入によるコスト削減と作業効率の向上

物理的データ保管用スペースを必要とせず、送料、保管場所のリース料、管理人の人件費など一切が削減可能なためデータ管理の効率性の向上が期待できます。たとえば、複数の拠点で一元管理可能でデータのアクセシビリティが高まります。他にも災害時の被災リスクも軽減。従来の物理的な保存方法では、火災、洪水、窃盗などのリスクが常にありましたが、クラウドではこのようなリスクの減少が望めるのです。

業務への高いメリット

請求書や領収書の保存スペースが解放され、人件費の削減、作業効率アップを実現。データ保管スペースにかかる電気代の削減にもつながり、環境に優しい企業としての評価も上がる効果も生み出しやすいのです。

５、今後の動向と展望

AIや機械学習の技術が進化に伴いクラウドストレージのデータ管理は、より高度で自動化されたものになることが想定されています。これにより、データの取り扱いが簡素化され企業はさらに効率的事業の展開が期待できます。

将来的にはクラウドストレージが企業経営にとって不可欠なツールとならざる得ない状況も考えられ、今後も注目すべき技術の一つです。