無駄をはぶき効率的に運用する知恵

冗長でお決まりの中身しかない会議は、無駄の典型として挙げられる代表例です。会議に何を求めるかにもよりますが、明確な議題もなく時間を浪費するタイプ、持ち寄った情報を共有するタイプ、不足しているコミュニケーションの活発化を目的としたタイプなど様々です。

共通するのは、会議によってメンバー間の共通認識や相互理解を深め、スムーズな意思決定につなげるためのツールとして活用したいとの思い。

新型ウイルス対策として導入が進んだ『オンライン会議システム』、密集を避け、場所を選ばず自室でも使えるその手軽さやモビリティの高さから広く普及しました。気を付けなければならないのは、オンラインコミュニケーションにも相応の労力や時間的コストが発生すること。オンラインであっても参加者全員の時間を拘束し、大きな時間的コストがかかります。

ただ、普段はそれを意識せず、気が付けば大きなコストになっていたということも往々にしてあります。

また必要のない会議をやめて業務スピードの向上を感じるのは『判断や意思決定』に会議を待つ必要がなくなったから。業務の進捗報告が会議に依存し、会議でしかリーダーの判断を仰げなくなれば、その間メンバーの手が止まってしまう弊害がありました。

メンバーそれぞれの作業状況や判断、意思決定を例えばチャットツールなどで確認できるようになれば、無駄な待ち時間の削減にもつながり効率化できます。

ぜひ導入に向けご相談ください。