改正電帳法対応の再整理

電子帳簿保存法における電子保存義務の宥恕期間終了まで残りあとわずかとなりました。企業・組織での本格的対応が迫られるこのタイミングにおいて電子帳簿保存法に関する基礎知識から実際の法令対応、運用ステップまで再整理、各種対策をまじえて詳しく解説します。

スキャナ保存と電子データ保存の違いとは

まずはここで両者の違いを解説します。

スキャナ保存	電子データ保存
取引の相手方から受領もしくは自分で作成した紙面の証憑を、スキャナ機器を使用して電子データに変換、それを保存することを指します（紙面の方は破棄）。ここで言う証憑とは、領収書、請求書、契約書といった書類のこと。スキャナ機器には、スキャン専用機や複合機のスキャナ機能を利用します。デジタルカメラやスマートフォンのカメラ機能も利用可能です。	電子取引（電子メールやブラウザ経由など）の際に相手方から受領もしくは自分で作成した取引情報を電子データのままで保存することを指します（紙面に印刷したものを保存することは認められません）。 ここで取引情報とは、領収書、請求書、契約書といった書類に通常記載される事項を指します。

スキャナ保存の場合には「重要書類」「一般書類」という分類があり要件に違いがありますが、電子データ保存の場合にはそのような分類はありません。以下、スキャナ保存については「重要書類」の場合を前提に説明をします。

スキャナ保存要件：二つの「タイムスタンプ付与方式」

早期タイムスタンプ付与方式	業務サイクルタイムスタンプ付与方式
受領後、速やかに（おおむね７営業日以内）タイムスタンプを付与する方式	受領後、業務の処理に係る通常の期間（最長で2か月）を経過した後、速やかに（おおむね７営業日以内）タイムスタンプを付与する方式（合わせて最長で2か月＋7営業日）。ただし、業務の処理（受領から入力、タイムスタンプ付与までのそれぞれの事務処理）に関する規程を会社として定めておく必要あり。

例外規定として第三者が提供するシステム上に「同等の機能」（保存日時、改ざん有無の確認）が備えられている場合には、タイムスタンプ不要。
電子取引の取引情報を受領後、原則として速やかに（おおむね７営業日以内）もしくは業務の処理にかかる通常の期間（最長2か月）＋速やかに（おおむね7営業日以内）タイムスタンプを付与することが求められます。

なお、ここでいう「同等の機能」は、「訂正または削除の履歴の確保」（いわゆる「バージョン管理機能」）とは異なることに留意が必要です。バージョン管理機能の要件には、保存日時を証明する機能要件が含まれていないため。スキャナ保存の方がタイムスタンプ（または同等の機能）要求度が強く、これはスキャナ保存が「紙面から電子データへの変換」というステップを経ており、改ざん防止措置が相対的に強く求められるから。

電子データ保存要件：二つの「タイムスタンプ付与方式」

早期タイムスタンプ付与方式	業務サイクルタイムスタンプ付与方式
電子取引の取引情報を受領後、原則として速やかに（おおむね７営業日以内）	業務処理にかかる通常の期間（最長で2か月）＋速やかに（おおむね7営業日以内）

電子データ保存の場合、バージョン管理機能を持つシステムを用いて取引情報の授受及び保存をするか、または訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備え付けることでタイムスタンプ付与は不要となりますが、バージョン管理機能を持つシステムで電子取引情報を保存するだけでは要件を満たさないことに留意が必要。たとえば、電子メールで電子取引情報をやり取り、そのデータをバージョン管理機能を持つシステムで取引情報を保存する方法では要件を満たしません。あくまでもそのシステム内で「取引情報の授受及び保存」をすることが要件となります。

検索機能の確保

検索機能における下記要件は、スキャナ保存と電子データ保存で共通です。

1. 取引年月日、取引金額、取引先名称を検索条件として設定できること
2. 日付または金額について、範囲指定ができること
3. ２つ以上の項目の組み合わせで検索できること

また、税務調査時にダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合、1.のみが必要な要件となることも共通です（ただし、「印刷した書面を一定の要件を満たすように整理しておくこと」により検索要件が不要になるのは、電子データ保存のみ）

電子保存義務の適用範囲

電子帳簿保存の構成要素は下記の３つ。

1. 「帳簿や決算書類」の電子保存
2. 「電子取引情報」の電子保存
3. 「スキャナ保存」による電子保存

1と3は任意で「できる」規定。2は、長い間「例外規定」により紙面保存が認められていましたが、令和6年（2024年）1月1日から原則通り電子保存が義務付けられました。
法人も決算期に関わらず来年1月1日から適用されます。

電子保存義務の対象者と電子保存すべき対象データとは

電子保存義務の対象者は幅広く、法人税と所得税の納税義務者が対象になっており、法人のほか個人事業主も含まれます。今回、すべての法人が対象となり規模などによる除外規定はありません。

見積・契約・注文・請求・領収書等に相当する情報を書面ではなく「データ」でやり取りした場合（こうした取引を「電子取引」と呼称）そのデータを電子保存する必要があります。
たとえば、取引先と電子メールでやり取りした際の見積・請求書など（こちらから送信した場合も含む）のPDFファイル、ネット通販サイトで商品を購入・販売した際、そのサイト上に表示される注文情報や領収書などが該当します。
なお、保存する際のファイル形式はとくに規定されていません。PDFファイルや画像ファイル（たとえばPCやスマホの画面をスクリーンショットで保存）でも問題ありません。

電子保存要件への対応方法

電子保存の要件は下記の４つになります。

1. 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備え付け（自社開発の場合）
2. 見読可能装置の備付け
3. 検索機能の確保
4. 改ざん防止措置

売上高	5,000万円以下	5,000万円超
検索要件を「不要にする」方法	①ダウンロードの求めに応じる	①に加え、②印刷した書面を一定の要件を満たすよう整理

検索要件に「対応する」方法
一覧表を作成/ファイル名を工夫	電帳法対応の会計ソフトを利用

「改ざん防止」に向け下記4つの選択肢から対応が必要。実際には取引方法や内容などに応じてこれらの措置を使い分けるべきでしょう。

改ざん防止措置	改ざん防止要件を不要にする方法の難易度	対応策
タイムスタンプが付された後で授受	高	取引先がタイムスタンプを付してから送付してくる場合、それだけで対応済となる。
速やかに又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかにタイムスタンプを付与	高	対応した会計システムやクラウド型請求書受領サービス、債務支払システム、経費精算システムなどと共に規程を用意して処理プロセスを整備・運用が必要となる。
データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用、授受及び保存を行う	中	対応した会計システムやクラウド型請求書受領サービス、債務支払システム、経費精算システムなどで対応。
訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備え付け	低	小規模事業者でも比較的容易に対応。