クラウドツール導入事例のご紹介
インボイス制度を始め、様々な業務に使える汎用性・機能性
福岡県八女市の（有）井手製茶工場様のお声
経営課題だった各業務の煩雑な管理運用体制
弊社では販売形態（来店・配達・配送・EC）が複数あり、それぞれを個別に管理・運用しておりました。たとえば日頃は電話・Fax等にて配達注文をされているお客様が、急遽来店されたりすると以前の注文履歴がすぐに確認できず臨機応変に対応が出来ていませんでした。またお客様の注文情報の検索や入金処理等の状況把握もバラバラに管理されており、管理業務・運用の効率化が大きな課題としてあがっていました。
課題解決へ向けた取り組み
システムを導入したところ、登録された顧客情報に紐づいた注文情報を一元的にクラウド上で管理できるようになり、常連のお客様からいただく「いつものちょうだい」といった曖昧で漠然とした注文にもすぐに対応できるようになりました。「いつものあの方に送っておいて」言われるようなギフト注文も履歴情報からたどることでお待たせせずに対応が可能です。
電話から受けた注文は、スマホアプリで顧客情報や履歴をリアルタイムにて把握できるため顧客からの要求に迅速に対応できます。またお客様からの入金の有無を事前にオンラインで把握できるため未納時の配送負担の軽減につながります。
インボイス制度にも対応
たとえば税率区分もお茶や急須等の製品では8%、配送料などのサービスは10％だったりと個別に複数パターンがあり、手作業では税区分の判別や記載に対して工数が相当にかかっていました。導入後は商品・サービスごとに事前に設定を行えば、ECショップでの注文と同様、選択した商品と個数に対して自動的に税率を識別して納品・請求書などの帳票に反映され出力や発行ができるため、大幅な業務の効率化が見込めます。
売上管理も効率化
日報や月報への印刷が可能で、見やすいグラフの作成機能、どこにいても端末機器の画面上でチェックでき、現場からオフィスや店舗に戻る必要がなく生産性を向上させることにつながりやすい。たとえば茶畑などの現場にいても状況を把握確認ができます。一番大きく変わったのは、どんぶり勘定で行っていた利益・損益計算等を明確にでき、経営に対する意識もより緻密なものに変わりました。
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