請求・契約業務の電子化を進めるには
◆目次
昨年の改正電子帳簿保存法施行により電子化の要件が大幅に緩和。電子取引における請求書データなどの紙保存が『不可』となりましたが、本年12月末までの猶予期間が設けられています。
電子取引データの保存要件を満たすシステムの導入ですが、選定に当たっては導入のしやすさや、自社で運用している会計システムとの連携性などを考慮した運用条件を満たしている必要があります。
データ化によりかえって作業負荷が高くなることを防ぐには、受領した請求書PDFデータなどの関係ドキュメント類を手間なくストレージなどへ格納して運用できる体制の整備が必要です。今回はそうした課題を解決するには何が必要かを解説します。
請求関連業務を効率化して人手不足や残業を解消
テレワークに不可欠な業務基盤のデジタル化ですが、契約書の取り交わしといった紙を扱う業務は出社しない限り手の出しようがありませんでした。
また請求書のやりとりなど社外の取引先と関わるフロント業務は、いまだに人海戦術で取り組む企業も少なくありません。請求書や契約書といった社外と関係する紙業務のデジタル化は実際にどのような恩恵を企業にもたらすのか後述します。
違うシステムでも連携可能に
従来は企業間で大量の紙をやりとりしていた請求書関連業務。規模や業種によって発行も受け取りも膨大な量。請求ミスが起きると入金の遅れや会計業務の混乱を生み、対外的に企業の信頼にも関わります。
企業が発行する請求書のデザインはさまざまですが、内容は共通していることがほとんど。
従来、請求書業務の企業間連携は、両社の販売管理システム（会計ソフト）が同じものを使っていなければ成り立ちませんでしたが、個別の書式を吸収「ハブ機能を果たすシステム」が登場、現在は請求書の管理業務をシンプルに国内の主要な会計ソフトとの連携が可能となっています。
電子化によるメリットは正確さの向上だけでなくコストカット効果も見込めます。
紙の請求書の場合と比較して150件の処理をした場合、1件当たりの処理コストは約77％もの削減効果を生み出したとの試算を下図に示します。
電子化によるメリット
ある證券会社では年間2.5万枚の紙の請求書を削減、人が確認するプロセスをなくしたことで数千万円のコストを削減。また請求書の電子化によって月次決算の早期化も実現しています。
また飲料メーカーでは、請求書の発行数が月間約15万通に達し膨大な人手を必要としていましたが、電子化により数千万円から年間1億円以上のコスト削減を見込めるまでに改善。
紙と共存するペーパーレス化
システムで発行していても「郵送を希望する」顧客はいます。こうしたニーズには紙発行代行サービスオプションが利用可能。
発行側にとり印刷から郵送、手作業が大幅に減り、トータルでコストが削減が可能です。
受領側も受け取る請求書枚数が非常に多い場合にバラバラのフォーマットでは確認が困難ですが、これを電子化すれば検索も瞬時で終わるメリットがあります。
契約書を電子化した事例
契約を取り交わす相手側にもプラットフォームシステムを入れてもらう必要はありますが、両社で同じ基盤を用いれば画面上で契約締結が完結する効果があります。
決められたフォーマットはなく、例えば「 Word」の契約書のひな型をプラットフォームにアップロード、自動的にPDF化され契約先の企業に向け発行。受領側は社内で内容確認、修正の必要があれば差し戻して運用できます。社内ワークフローと作成中の契約書の受け渡しがプラットフォーム上で可能なため外部への流出リスクを低減させ、電子データにとどまらず紙契約書もPDF化してプラットフォームシステムでの保管ができます。
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