業務に適したウェブ会議システムを選ぶには

たとえば有名どころではZoom/Teams/Cisco Webexがよく知られていますが、ビジネス上のさまざまな通信をまとめて管理できるテクノロジーとして活用が大きく進みました。

しかし、こうした有名製品にとどまらず各種の機能やメリットの多い他社製品が数多く登場しており、今回はその一部を取り上げ紹介します。

Univerge UC

「Univerge UC」は、企業規模を問わずVoIP、ボイスメール、メッセージング、チームチャット、ファイル共有、ビデオ会議など豊富な機能を備えています。

この製品に特徴的なのが「Windows Server」で動かせる点。他社製品はその多くがクラウドやLinuxベースなのですが、「Microsoft Exchange」および「Active Directory」に統合され、アカウントの互換性・パソコンの操作性を含めたトータルサービスとして生産性の向上に寄与できる点が評価されています。

そのためオンプレミス型からマネージドクラウドやハイブリッドクラウドまで柔軟に導入できる高いメリットがあり、クライアントはスマートフォン、PC、タブレット含むデバイスに対応、クライアント向けのアプリ機能には、VoIP、チームチャット、ビデオ会議、リアルタイムプレゼンス、Outlook連携等に至るまで豊富に含まれます。

Avaya

次に「Avaya」は、エンド・ツー・エンドの高いセキュリティを誇り、幅広い規模の企業で活用されています。その特徴として拡張性に優れ、柔軟なモジュール設計、音声通話やビデオ、ライブチャット、ファイル共有、モビリティ機能を備えています。またエンドポイントの登録と管理、通話ルーティング、通話キュー管理、音声およびビデオ通話の優先制御に強みを持ち、コールセンター業務向けなど高度な機能を必要とする企業には最適です。

Mitel Networks

最後に「Mitel Networks」。組織規模、地理的拠点、ユーザー数に応じたオンプレミス型またはクラウド型の複数オプションを提供できます。

たとえば、ソーホーや自営業者などの小規模業者や数人程度の支店向けには、オンプレミス型エントリーモデルがおすすめ。導入方法等も企業側が自由に選択でき、OSやサービスをオプションから選べます。そのためオンプレミスやパブリック・プライベートクラウドにもインストールして活用できます。

選定ポイント

こうしたツール導入により従業員間のコミュニケーションの活発化やプロジェクトの調整のしやすさ、ドキュメント共有の効率化など生産性の向上をもたらすことがあきらかになっています。

ただし業種や業務に適したサービスであることが望ましく、最近のトレンドではAI（人工知能）と連携強化ができることが選定ポイントになりつつあります。

そのため、AIを用いたWeb会議内容の要約や参加者のタスクを提示したりと言った使い方もできます。またオプションのクラウド電話を使う場合、AIが自動で通話内容の文字起こしや要約の作成も可能です。

注意点として、収集されたデータやプライバシー保護には留意しておくべきでしょう。Microsoftを筆頭に大手はAIに入力されたデータを収集していることが分かっているのです。

またAIの機能を最大限に活用するには、その使い方や制限事項を学びつつ、どのように業務の効率化に応用できるか実践的な調査研究や訓練も必要になってきます。AIの業務への活用が進む近未来において、その流れに取り残されないよう企業努力が重視される時代を迎えています。

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