業務効率化を阻むものとは

業務効率化・生産性向上への取り組みは、どの企業でも常に重要課題。特に新型ウィルス蔓延以降は多くの人々が働き方の変化を余儀なくされ、様々な ITツールを使わざる得ない事情が生じており、そこに加え紙書類のやり取りや保管業務はいまだに効率化を阻む大きな課題です。そこで登場したのが自動化や光学文字認識と言った技術の活用。今回はこの話題を取り上げます。

RPA・OCR技術の登場

RPA（Robotic Process Automation：業務自動化）と呼ばれる技術。ニーズの高まりを受け広がりつつあります。RPAは数々のシステムにまたがった業務を、システム側に手を加えることなく連携させ従業員の作業負担を大幅に軽減させることができるツールの一つ。ビジネスの現場でやり取りされる様々な情報の流れを人間に代わってロボットが処理します。もちろんロボットに仕事を教えるのは人間ですが、現場の従業員でも手軽にでき製品の改良が進んでいます。

もう一つは、画像から文字や数字などの情報を読み取るOCR（Optical Character Recognition：光学文字認識）と言われるもの。これは古くからある技術ですが、文字認識の精度向上は着々と進んでいます。近年では AI（人工知能）や機械学習などの最新デジタル技術を応用したいわゆる AI-OCR と呼ばれる製品が主流になっています。

現場では、紙の帳票が使われる業務がいまだ多く残されています。例えば取引先の都合で使われる書類など自社の都合だけで廃止できません。また個人客を相手にする事業で特に多いのが手書き記入された様々な書類やFAXで届く申込書等への対応等、当面はなくなる可能性は低いのではないでしょうか。

対策

効率化を阻むそうした業務への対策として期待されているのが、RPAとOCRを組み合わせたソリューション。
まず複合機のスキャン機能やFAX機能で書類を画像化、RPAを介してAI-OCRに渡して電子的な文字情報へと変換、RPAにより社内外の様々なシステムに連携するといった利用方法が考えられます。

現場やバックオフィスにとって大きな負担となっている紙書類のとり扱い業務に着目すると、書類は一種類とは限らず様々な書式が混在、なかには手書きも含まれます。OCRには手書きを含む多彩な帳票への対応能力が必要となり、RPAには業務への適用範囲が広いことがポイントになります。

導入のポイント解説

たとえばクラウドサービスは比較的に導入が容易で、ユーザー企業にとって運用管理の負担が軽いものです。また開発元が新機能の開発や既存機能の強化に積極的で、機能拡張やサポート体制の充実が見込まれるのであれば運用面での価値が高いと言えます。

また使い勝手を考慮してITリテラシーの高くないユーザーでも扱いやすいユーザーインタフェースや操作性を実現していることが望ましい。たとえば業務フローは基本的にロボットに委ねつつ、人間の判断を要する場面があった場合に人間とロボットを円滑に協働させられるなど臨機応変に使えること。

OCR認識した内容確認などはいったん人間の目に委ね、確認が済んだらロボットが引き継ぐといったフローを柔軟に作ったり、AI技術を文字認識および書類の仕分けにも活用できたりと言った使い方も想定されます。多種多様な書類を一括スキャンして処理、書式に応じて分類して文字認識させRPAのロボットに受け渡せば扱いやすく、現場を行き交う多彩な紙の書類を効率的に扱うには最適ではないでしょうか。

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